Praktische informatie

Communicatie

Gelieve in het mailverkeer telkens het dossiernummer in het onderwerp te vermelden. Dit vergemakkelijkt de communicatie en houdt de mailbox overzichtelijk.

Wat na bevestiging?

1. Programma samenstellen

Na bevestiging van de standaardofferte (hotel en transport) ontvangt u van ons een Google Form om uw keuzes omtrent het programma kenbaar te maken. Gelieve, in functie van uw vertrekdatum, dit document tegen volgende datum te bezorgen, zodat we tijdig over alle info beschikken voor de reservaties.

De reis gaat door in:

• september, oktober, november, december: Google Form indienen tegen 15 mei

• januari, februari, maart: Google Form indienen tegen 15 oktober

• april, mei, juni: GoogleForm indienen tegen 15 december

Belangrijk om te weten: CLIPPER doet de aanvragen van restaurants, musea en dergelijke, maar wij kunnen u niet garanderen dat de door u aangevraagde bezoeken/opties/activiteiten gerealiseerd kunnen worden. Hoe sneller u ons doorgeeft welke reservaties u wenst, hoe sneller wij voor u aan de slag kunnen en hoe groter de kans op het gewenste bezoek op het gewenste uur.

Optie 1 (Parijs): een CLIPPER-programma op maat

Qua programma’s hebben wij een aantal vaste programma’s voor schoolreizen naar Parijs. Dit zijn programma’s die doorheen de jaren zowel op het vlak van inhoud als op haalbaarheid hebben aangetoond dat ze evenwichtig in elkaar steken. Een ander voordeel voor u is dat het geheel goedkoper is dan wanneer u via het keuzemenu zelf een programma samenstelt met reservaties die door CLIPPER gemaakt worden.

Optie 2 (alle bestemmingen): CLIPPER à la carte

U kan aan de hand van het keuzemenu zelf een programma samenstellen uit een lijst aan bezienswaardigheden, die zeker niet allesomvattend is. Het is een leidraad van meest gekozen bezienswaardigheden. Dit geeft u de kans om eigen ideeën of must sees voor uw leerlingen in uw programma op te nemen.

2. Definitieve aantallen doorgeven

Naargelang het moment van uw reis, hebben we de definitieve aantallen (leerlingen/leerkrachten) tegen volgende datum nodig:

De reis gaat door in:

• september, oktober, november, december: definitieve aantallen ten laatste tegen 15 juli

• januari, februari, maart: definitieve aantallen ten laatste tegen 15 november

• april, mei, juni: definitieve aantallen ten laatste tegen 15 februari

Belangrijk om te weten: Deze data gelden ook wanneer CLIPPER enkel uw verblijf en transport reserveert. Dit aantal vindt u later terug op de saldofactuur. Annulaties zijn na deze data niet meer kosteloos mogelijk. 

Tip! Merkt u een significante stijging of daling van het aantal reizigers (>5 leerlingen)? Wacht dan niet op de deadline, maar laat ons dit zo snel mogelijk weten. Op deze manier kunnen wij nog extra reservaties maken, kosten recupereren of indien mogelijk schakelen naar een andere bus.

3. Documenten invullen

Vervolgens ontvangt u van ons enkele documenten voor …

• de kamerverdeling

  • Na de aantallen van jongens en meisjes, krijgt u van ons een excel-bestand, waarin u de kamers per naam kan indelen. Gelieve dit ons een maand voor vertrek op te sturen, zodat wij deze lijst ook aan het verblijf kunnen doorgeven.

  • ter info: hotels aanvaarden geen wijzigingen naar aantallen of kamers meer zes weken voor vertrek

• de buspassen

  • dit document hebben wij een maand voor vertrek ondertekend met stempel van de school nodig om de buspassen te kunnen aanvragen

• de verzekeringen (enkel indien u via CLIPPER BV een verzekering afsluit)

• de menukeuze (enkel bij reservaties van een restaurant): vergeet hier niet eventuele allergieën of intoleraties te vermelden.

• Heeft u metrotickets aan groepstarief via ons gereserveerd? Dan dient u per rit een ‘Déclaration sur l’honneur’ in te vullen. Dit document vindt u hier.

  Tip! Bij controle in de metro moet u dit document tonen. Het gemakkelijkste is om dit ingevulde document te fotograferen en via WhatsApp met de begeleidende leerkrachten te delen. Zo hoeft u niet allemaal samen in dezelfde wagon te zitten.

Wij moeten uw programma ten laatste 1 maand voor vertrek doorgeven aan de busmaatschappij. Wij vragen u dus om het voor die tijd naar ons door te sturen zodat wij het kunnen nakijken op haalbaarheid en rij- en rusttijden.

Gelieve bij het opstellen van het programma rekening te houden met de rij- en rusttijden van de buschauffeurs. Verder raden wij aan om in het centrum van Parijs verplaatsingen met de bus te beperken. Vanaf 2030 zijn toeristische bussen daar niet langer welkom. De metro en al wandelend zijn betere alternatieven.

In het Google Form kan u in verschillende blokken uw programma met uren plaatsen. Wanneer we dit document ingevuld van u ontvangen, overlopen we dit samen en sturen bij waar nodig.