Praktische informatie

Na het aanvragen van de offerte, zal u binnen enkele dagen per e-mail één of meerdere offertes ontvangen. We geven u graag wat richtlijnen en het verloop van de reservatie mee.

Communicatie

In ons mailverkeer met u hanteren we eenzelfde titel met dossiernummer en datum van de reis. Gelieve dezelfde mail te hergebruiken. Dit vergemakkelijkt de communicatie en houdt de mailbox overzichtelijk.

Wat na bevestiging?

Na bevestiging van de standaardofferte (hotel en transport) ontvangt u van ons een GoogleForm om uw keuzes omtrent het programma kenbaar te maken. Gelieve, in functie van uw vertrekdatum, dit document tegen volgende datum te bezorgen, zodat we tijdig over alle info beschikken voor de reservaties.

De reis gaat door in:

  • september, oktober, november, december: GoogleForm indienen tegen 15 mei

  • januari, februari, maart: GoogleForm indienen tegen 15 september

  • april, mei, juni: GoogleForm indienen tegen 15 november

Belangrijk om te weten: CLIPPER doet de aanvragen van restaurants, musea en dergelijke, maar wij kunnen u niet garanderen dat de door u aangevraagde bezoeken/opties/activiteiten gerealiseerd kunnen worden.

Naargelang het moment van uw reis, hebben we de definitieve aantallen (leerlingen/leerkrachten) tegen volgende datum nodig:

De reis gaat door in:

  • september, oktober, november, december: definitieve aantallen ten laatste tegen 15 juli

  • januari, februari, maart: definitieve aantallen ten laatste tegen 15 november

  • april, mei, juni: definitieve aantallen ten laatste tegen 15 februari

Belangrijk om te weten: Deze data gelden ook wanneer CLIPPER enkel uw verblijf en transport reserveert. Dit aantal vindt u later terug op de factuur. Annulaties zijn na deze data niet meer kosteloos mogelijk. 

Vervolgens ontvangt u van ons enkele documenten voor …

  • de kamerverdeling

    • Na de aantallen van jongens en meisjes, krijgt u van ons een excel-bestand, waarin u de kamers per naam kan indelen. Gelieve dit ons een maand voor vertrek op te sturen, zodat wij deze lijst ook naar het verblijf kunnen doorgeven.

    • ter info: hotels aanvaarden geen wijzigingen naar aantallen of kamers meer zes weken voor vertrek (substantiële wijzigingen in aantallen dienen ons zo snel mogelijk te worden doorgegeven. Vb. meer dan 5 annulaties of toevoegingen)

  • de buspassen

    • dit document hebben wij een maand voor vertrek ondertekend met stempel van de school nodig om de buspassen te kunnen aanvragen

  • de verzekeringen (enkel indien u via CLIPPER BV een verzekering afsluit)

  • de menukeuze (enkel bij reservaties van een restaurant)

Wanneer moet uw programma klaar zijn?

Wij moeten uw programma ten laatste 1 maand voor vertrek doorgeven aan de busmaatschappij. Wij vragen u dus om het voor die tijd naar ons door te sturen zodat wij het kunnen nakijken op haalbaarheid en rij- en rusttijden.

Een CLIPPER-programma op maat

Onze programma’s zijn door de jaren heen zowel op het vlak van inhoud als op haalbaarheid aangetoond dat ze evenwichtig in elkaar steken. 

Hiervoor bieden wij u een lijst aan bezienswaardigheden, die zeker niet allesomvattend is. Het geeft u de kans om eigen ideeën of must sees voor uw leerlingen in uw programma op te nemen. Het menu bestaat uit verschillende delen: 

  1. Lokaal transport

  2. Restaurants

  3. Musea en bezienswaardigheden enkel door de school te reserveren (sommige musea laten geen reisbureau meer binnen, dus moet de reservatie via de school gebeuren)

  4. Musea en bezienswaardigheden die gratis zijn mits reservatie door de school

  5. Musea en bezienswaardigheden die betalend en te reserveren zijn

CLIPPER bv kan voor u de reservaties doen, die u met de volledige groep plant. Indien u werkt met opties in kleinere groepen, vragen we u de reservatie zelf te regelen.

Gelieve bij het opstellen van het programma rekening te houden met de rij- en rusttijden van de buschauffeurs. Verder raden wij aan om in het centrum van Parijs verplaatsingen met de bus te beperken. Vanaf 2030 zijn toeristische bussen daar niet langer welkom. De metro en al wandelend zijn betere alternatieven.

In het GoogleForm kan u in verschillende blokken uw programma met uren plaatsen. Wanneer we dit document ingevuld van u ontvangen, overlopen we dit samen en sturen bij waar nodig.

Een kort overzicht van wat wij wanneer nodig hebben:

  • Zo vroeg mogelijk aanvragen. De offerte voor akkoord terugsturen voor de vervaldatum. Enkel dan kunnen wij uw gekozen hotels en busopties garanderen.

  • ongeveer 1 maand na ontvangst van ondertekende offerte, ten belope van 30%.

  • De exacte data kan u hierboven raadplegen. Bij substantiële wijzigingen vragen wij u ons zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van de nieuwe aantallen (vb. in september of januari).

    Zo kunnen wij tijdig de hotels op de hoogte brengen van de veranderingen.

  • Tussen de 6 à 4 weken voor vertrek. (inclusief het gekozen programma en de losse reservaties)

  • Voor de kamerverdeling vragen wij twee maand op voorhand het aantal meisjes en jongens naar ons door te sturen om zo het aantal kamers te bepalen.

    Nadien krijgt u van ons een document waarin u met de volledige namen de kamers kan invullen. Ten laatste een maand voor vertrek moeten wij die lijst doorgeven aan het verblijf.

  • Indien er tijdens de reis nog extra’s bijkomen, ontvangt u na afloop nog een afrekening.

    Wij maken het programma van de reis tevens over aan de busmaatschappij. Rekening houdend met de rij- en rusttijden van de chauffeurs.

    Veel hotels vragen een waarborg van €20,- per persoon. Dit kan best op de bus al verzameld worden in een enveloppe. Indien er ‘s nachts problemen zijn, behoudt het hotel zich het recht om de waarborg in te houden.

    Indien er geen problemen zijn na controle van de bedden, krijgt u de volledige waarborg terug.

    De Algemene en Bijzondere Reisvoorwaarden vindt u steeds bij uw offerte.